Современные технологии творят чудеса, поэтому сегодня активно используются дистанционные отношения в сфере бизнеса и прочего предоставления услуг. Отсюда стала востребована электронная подпись – это тот инструмент, который «дает» документу юридическую силу.
Содержание этой статьи
Далее будут подробно рассмотрены вопросы, как сделать электронную подпись самостоятельно и через специализированные компании.
Что это такое?
Электронная подпись – это специальный инструмент, использующийся для регистрации документов с использованием их в электронном виде. Представленный реквизит присваивает документации юридическую значимость, в в результате чего накладывает на стороны определенные обязательства и права.
Электронная цифровая подпись – это криптографическое отображение информации, которое создается путем использования специальной программы.
Согласно законодательству, электронная подпись должна проходить проверку ключа, для чего создается сертификат – документ, подтверждающий принадлежность открытого ключа определенному лицу (физическому, юридическому или индивидуальному предпринимателю).
Сертификаты выдают специальные организации – удостоверяющие центры, имеющие соответствующие лицензии. Документ выдается владельцу, который будет пользоваться закрытым и открытым ключом.
Открытый ключ связан с закрытым и используется для проверки электронной подписи. Закрытый ключ дает возможность генерировать подпись и подписывать ею документы.
Разновидности подписей
Электронная подпись для юридических или физических лиц подразделяется на несколько разновидностей:
- Простая электронная подпись – это стандартный набор логина и пароля, которые используются при активации личного кабинета какого-либо сервиса. Получить ее можно только пройдя регистрацию на сайте.
- Неквалифицированная – подпись дает возможность защитить документ от возможного внесения изменений в текст. Представляет собой зашифрованные данные обладателя.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись – полноценная электронная подпись, имеющая юридическую силу в подписании документов и документооборота. Представленная разновидность электронной подписи содержит код, который соответствует сертификату ключа проверки.
Усиленная квалифицированная подпись защищена кодом и сертификатом, поэтому получить ее можно только в специализированных центрах с предоставлением соответствующих документов регистрации деятельности заявителя.
Как получить электронную подпись? Видео:
Где используется подпись?
Применение электронных подписей затрагивает следующие сферы:
Электронный документооборот – на данный момент ведение коммерческой деятельности через интернет популярно вследствие быстроты доставки документов и простоты их заполнения с применением специальных приложений.- Внутренний документооборот на предприятии – подпись используется в качестве регистрации составленного документа в электронном виде. Применяются документы внутри деятельности компании – проводится подписание договоров, приказов относительно приема и увольнения сотрудников.
- Межкорпоративный документооборот – электронная подпись гарантирует юридическую силу составленного и отправленного документа. Получатели документов могут быть уверены в их подлинности.
- Составление отчетности для госучреждений, отвечающих за контроль деятельности юридического лица и индивидуального предпринимателя – сдача отчетности и деклараций в отделения ФНС и прочие уполномоченные органы.
- Применение подписи для получения услуги на государственном портале – зная, как сделать электронную подпись для Госуслуг, можно решить многочисленные проблемы по подаче заявки на получение запрашиваемого документа. Также электронной подписью можно заверять документы, отправляемые в госучреждения.
- Участие в электронных торгах – пользователи интернета зачастую предпочитают все вопросы решать не выходя из дома. Участие в торгах не является исключением, что легко осуществить через интернет с подачей заявки и сведений, зарегистрированных электронной подписью.
- Участие в арбитражном суде – документы в электронном виде, которые подаются с электронной подписью, используются в качестве подачи заявления в арбитражном суде, а также выступают доказательством для рассмотрения дела.
- Участие электронной подписи в документообороте с физическими лицами – используется инструмент заверения редко, но постепенно начинает становиться популярным. К примеру, представленным образом можно заключать договора на предоставление услуг при удаленной работе.
Это основные сферы использования электронной подписи. Владельцы находят новые области применения в соответствии со своей деятельностью.
Преимущества применения
Электронная цифровая подпись имеет следующие преимущества в использовании:
- обеспечивается быстрая доставка документов;
- происходит экономия времени заполнения документации – современные технологии позволяют использовать специальные программы для заполнения уже готовых бланков;
- в соответствии с экономией времени для доставки документов увеличивается количество бизнес-процессов – таким образом можно улучшить товарооборот;
- обеспечивается надежная гарантия доставки документов – зачастую у предпринимателей и организаций возникают трудности, связанные с утерей писем на почте;
- обеспечение быстрой обработки полученных документов.
Электронный документооборот подразумевает применение специально разработанных систем для ведения бизнеса.
В результате получается быстрое изучение текста с автоматической отправкой данных в систему для ведения бизнеса.
Как сделать подпись самостоятельно?
Каждый пользователь компьютера может создать подпись самостоятельно, используя стандартные офисные программы. Созданный инструмент не будет иметь юридической силы, но подписанные таким образом документы можно использовать во внутреннем документообороте.
Руководство компании подписывает приказы и договора, рассчитанные на использование внутри организации – осуществляется подтверждение намерений директора, регистрируются его распоряжения, гарантируется верность составленных документов.
Подобная ЭЦП для ИП или для физического лица, внешнего документооборота предприятия неприемлема – она может только свидетельствовать об отсутствии внесенных изменений в документ, текст которого подтвердил подписью отправитель.
Чтобы получить ЭЦП без задействования удостоверяющих центров, необходимо проделать следующие действия:
- Открыть документ программы Microsoft Word. Набрать требующийся текст документа и поместить курсор туда, где будет в дальнейшем стоять электронная подпись.
- Выбрать вкладку «Вставка» и найти в предложенных строках «Строку подписи».
- Далее открывается форма для заполнения полей требующимися данными – полные личные данные заявителя, должность, адрес электронной почты. Также требуется поставить отметки напротив строк с установкой даты создания документа и возможностью вносить коррективы в документ.
- Подтвердить введенные данные, нажав на кнопку «ОК».
Если есть необходимость использовать подпись для подачи документов в госучреждения и прочих целей, следует знать, как получить электронную подпись для физического лица или юридического.
Как работает электронная подпись? Видео:
Как сделать квалифицированную электронную подпись?
Чтобы подпись имела юридическую силу, ее необходимо заказать в специализированном центре или МФЦ. Для этого необходимо осуществить следующие действия:
- Обратиться в центр или учреждение, которое предлагает услуги по созданию электронных подписей.
- Ознакомиться с видами и стоимостью предлагаемых услуг.
- Выбрать подходящий для себя вид – для юридической значимости заказывают квалифицированную подпись.
- Далее представить документы, требующиеся для создания инструмента и сертификата к нему. Здесь выделяют документы, удостоверяющие личность, а также справки и свидетельства о регистрации деятельности. К примеру, физические лица ограничиваются только предоставлением паспорта, ИНН и СНИЛС. В вопросе как получить электронную подпись для ИП или юридическому лицу выделяют такие документы, как паспорт для подтверждения личности, выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ о прошедшей регистрации деятельности и для подтверждения статуса действительной компании, а также свидетельства о регистрации в ФНС и прочих госучреждениях.
- На основании полученных документов сотрудники удостоверяющего центра создадут подпись и сертификат владельца ЭЦП.
- Далее происходит окончательная оплата и получение заказа.
Полученную электронную подпись можно использовать по назначению в соответствии с инструкцией, представленной ниже.
Изготовление подписи через Госуслуги
Пользователи компьютера и всевозможных электронных сервисов могут получить электронную подпись через Госуслуги. Представленный вид оформляется бесплатно, но действует только на «территории» сайта.
Получение подтвержденного статуса осуществляется двумя способами: проходит заказ кода по почте России или пользователь сам обращается в обслуживающий центр. Зачастую активацию (и предварительную полную регистрацию) можно получить в МФЦ.
После подтверждения личности все отправленные заявки на изготовление документов или получение сведений и справок будут действительными, благодаря чему заявитель сможет получить документы в назначенный день.
Подробнее о документах и стоимости
Чтобы купить ЭЦП, необходимо представить документы, список которых подразделяется на статус заявителя.
Индивидуальные предприниматели должны будут представить в удостоверяющий центр следующие выписки:
- ОГРНИП – свидетельство с выданным регистрационным номером ИП;
- ИНН – самого индивидуального предпринимателя и его деятельности;
- выписка из ЕГРИП – действует не более полугода, предназначена для подтверждения действительности индивидуального предпринимательства (отсутствие процедуры о признании ИП банкротом);
- квитанция об оплате услуг центра.
Если ЭЦП заказывает юридическое лицо, ему необходимо подготовить:
- ОГРН – свидетельство, подтверждающее прохождение регистрации своей деятельности в уполномоченных органах;
- ИНН – предприятия, документ выдается в ФНС России по месту регистрации;
- выписку из ЕГРЮЛ – действует не более месяца, предусмотрено для подтверждения проведения деятельности в момент обращения (отсутствие процедуры банкротства);
- паспорт представителя предприятия;
- СНИЛС;
- квитанцию об оплате предложенных центром услуг.
Физическое лицо должно представить только паспорт и квитанцию об оплате. Все обратившиеся пишут заявление на изготовление электронной подписи.
Что касается стоимости предлагаемых услуг, все зависит от вида заказа и статуса обратившегося:
- физическое лицо может получить подпись и сертификат за сумму до 2 тыс. рублей – стоимость варьируется в зависимости от вида центра и его расположения согласно территориальным особенностям;
- юридические лица и ИП могут заказать изготовление подписи для проведения определенного вида операций – стоимость такого пакета будет стоить до 3 тыс. рублей;
- если будет заказан юрлицами или ИП полный пакет, придется заплатить от 5 до 10 тыс. рублей.
В центрах также «заставляют» приобретать флешки, на которые будет скопирована подпись и сертификат. Это необходимо для определенной безопасности сохранения выданного документа (носители файлов заявителей зачастую повреждены или заражены вирусами). Флешки в центрах выдаются именные и стоят они около 1 тыс. рублей.
Сроки изготовления подписи зависят от выбранного пакета предназначения.
Как заказать выписку из ЕГРЮЛ в налоговой? - здесь больше полезной информации.
Как подписать документ электронной подписью?
Подписывать электронный документ программы Microsoft Word просто, для этого достаточно выполнить следующие действия:
- Скопировать подпись и сертификат на компьютер пользователя.
- В открытом документе выбрать вкладку «Файл» и найти дополнительную строку «Сведения».
- В открывшемся списке выбрать «Добавить электронную подпись» — представленное предложение действительно только после скачивания подписи и сертификата на компьютер (их предварительно следует активировать в соответствии с представленной инструкцией, всплывающей сразу после открытия файла с подписью).
- В открывшемся списке выбирают нужную подпись (их может быть несколько на компьютере – зачастую ЭЦП изготавливает каждый из руководителей компании).
- Проверяют автоматически заполненные сведения в открывшемся поле и указывают цель подписания документа.
- Если все введено правильно, подтверждают активацию подписи, нажав на кнопку «Подписать».
Аналогичным образом подписываются документы других приложений. Важно только соблюдать верность выбранной ЭЦП и автоматически активированных данных.
Что делать, если потерял подпись?
Зачастую с компьютерами случаются казусы – жесткий диск может быть поврежден, а флешка с подписью и сертификатом утеряна.
Ее придется только заказать повторно. Для этого вновь обращаются в удостоверяющий центр с заявлением и собранными документами. Стоимость изготовления не будет ниже, поскольку работа проводится заново.
Вследствие приведенного факта рекомендуется держать флешкув надежном месте, чтобы скопировать подпись вновь. Как правило, носитель защищен паролем активации документов, поэтому его забывать категорически запрещается. Также не следует держать пароль рядом с флешкой, записанный на бумаге.
Понравилась статья? Покажите её друзьям:
