Времена, когда кассиру для спокойной работы было достаточно того, чтобы наличные деньги сошлись с данными по приходным документам, прошли безвозвратно. С 2017 года прошло уже три волны ужесточения работы и контроля за расчетами в торговле и на рынке услуг.
Содержание этой статьи
Сейчас онлайн касса для ИП нужна уже не в исключительных ситуациях (при продаже подакциза), а почти во всех направлениях ведения бизнеса.
Кому нужна онлайн касса по закону?
От необходимости приобретения и использования новой или модернизированной ККТ не спасает даже применение налоговых спецрежимов и микромасштаб коммерческого начинания. В 2019 году онлайн кассы должны применять:
- юрлица;
- предприниматели на ОСНО, УСН, ЕСХН;
- ИП на патенте и ЕНВД (общепит и розница) с наемным персоналом.
Последними на обязательное использование кассовых аппаратов с фискальным модулем перейдут предприниматели на патенте и ЕНВД, не имеющие сотрудников. Для них срок на подготовку истекает 1 июля 2019 года.
Несмотря на практически сплошной охват средствами ККТ, налоговики оставили несколько направлений, где можно работать без онлайн касс, ст. 2 закона 54-ФЗ от 2003 года:
продажа печатных изданий периодического выхода;- передача ценных бумаг;
- обилечивание пассажиров общественного транспорта;
- обеспечение учеников и преподавателей питанием в образовательных учреждениях;
- торговля на рынке с открытых прилавков (только непродовольственный ассортимент);
- выносная торговля, безалкогольные напитки в розлив и из автоцистерн;
- прием вторсырья (кроме металлолома и драгметаллов);
- ремонт обуви, металлической галантереи;
- услуги по присмотру за немощными и детьми, платная помощь по вспашке приусадебных наделов и распиловке дров, услуги носильщиков в местах отправления и прибытия пассажиров;
- передача в аренду собственного жилья (только для ИП).
Закон также не требует использования ККМ в банках при совершении безналичных переводов и в автоматических торговых аппаратах при условии, что они работают исключительно с монетами и без подключения к сети электропитания или аккумулятору.
Отдельно стоит упомянуть самозанятых граждан (участников эксперимента по внедрению налога на профессиональную деятельность).
При проведении расчетов с клиентами им достаточно использовать специализированное приложение «Мой налог», в котором автоматически присваивается фискальный номер торговой операции.
Стандартная комплектация онлайн кассы
К сожалению, простое прочтение закона о применении ККТ № 54-ФЗ не сможет облегчить предпринимателю задачу по выбору нужной ему модели и определиться с суммой затрат. В нем лишь указано, что входит в обязательный стандартный набор:
- сам кассовый аппарат (из реестра разрешенной ККТ);
- фискальный накопитель;
- модуль для передачи информации через сеть Интернет (доступ может быть проводной, мобильный, по Wi-fi).
По желанию ИП можно купить дополнительное оборудование:
- сканер штрих-кодов;
- эквайринговый терминал;
- сканер для акцизных марок;
- модуль беспроводного подключения оборудования (если недостаточно портов для подключения всех составляющих);
- модуль обмена информацией с ЕГАИС.
Из нематериальных активов потребуется:
- специализированное ПО для загрузки торговой номенклатуры;
- программа для работы кассира, устанавливается на ПК;
- ПО для отправки информации оператору фискальных данных (ОФД)
- договор обслуживания с оператором фискальных данных из списка на сайте ФНС.
Виды касс
Условно все разрешенные для установки и регистрации в ФНС аппараты можно разделить на три большие группы:
- автономные – привычные «кнопочные» кассы, например (Атолл 90Ф и 91Ф, Меркурий-115ф);
- смарт-терминалы – сенсорный планшет с вшитым ПО и встроенным принтером (например, МодульКасса, Эвотор2);
- фискальные регистраторы – принтер для печати чеков со встроенным фискальным накопителем, работает только при подключении к компьютеру или другому персональному устройству (например, Вики Принт 57Ф, Атолл 30Ф).
Кроме того, аппараты могут быть стационарные, работающие от электросети, и мобильные, работающие от аккумулятора.
Правила и принцип работы с онлайн кассами
Когда предприниматель четко усвоит, как работает онлайн касса, ему станет легче организовать расчеты с клиентами и вести деятельность без штрафов и нареканий.
Обобщенный алгоритм выглядит как последовательность слаженных действий нескольких субъектов, ст. 4.3 закона 54-ФЗ:
- Открытие дня, то есть регистрация начала смены и сохранение соответствующего отчета в качестве подтверждения действий кассира.
- В момент проведения операции с наличными деньгами, банковскими картами или совершении онлайн платежа продавец обязан зафиксировать этот факт путем формирования фискального чека на зарегистрированной в ИФНС контрольно-кассовой машине.
- При продаже маркируемых или подакцизных товарных единиц в чеке нужно указать конкретное наименование, количество и цену. При необходимости отправить сведения в специализированные государственные базы (например, ЕГАИС).
- Выдача документа в бумажном виде и/или отправление его посредством электронного сообщения на указанный покупателем адрес или номер телефона.
- Кассовый аппарат, снабженный фискальным накопителем (ФН), зашифровывает информацию о транзакции и через модуль обеспечения связи отправляет его оператору фискальных данных (ОФД).
- ОФД отправляет полученные данные в ФНС и сообщает абоненту о том, что обмен информацией прошел успешно.
- При неустойчивом соединении или проблемах со связью ККТ, работающая в офлайн-режиме, отсылает накопленные в ФН данные сразу после получения доступа к интернету.
- Обнуление данных за смену или весь рабочий день нужно производить не реже одного раза в сутки.
Обновленный закон ужесточил и правила работы кассира, даже в тех ситуациях, в которых раньше не было штрафоопасных моментов:
- между отчетами о начале работы и завершении смены должно пройти не более 24 часов, далее аппарат блокируется, и выдавать чеки уже не будет возможности;
- автономный (офлайн) режим не может длиться дольше 30 суток;
- фискальные накопители не могут использоваться свыше срока службы (от 13 до 36 месяцев) и далее подлежат ответственному хранению в течение 5 лет;
- с 2021 года в чеке обязательно должна содержаться унифицированная номенклатура товаров и услуг (не исключено, что ее будут утверждать на уровне Правительства РФ);
- вышедший из строя или поврежденный ФН должен пройти экспертную проверку на предмет умышленных действий заинтересованных лиц.
Есть нюансы и в вопросе, как подключить онлайн кассу:
- новый и модернизированный аппарат должен иметь порт для подключения фискального накопителя;
- порт для организации проводного или модуль для беспроводного подключения к сети Интернет;
- аппарат должен быть в списке разрешенных, реестре ККТ, и соответствовать требованиям из ст. 3 закона 54-ФЗ;
- фискальный накопитель должен соответствовать всем критериям ст. 4.1 закона 54-ФЗ (быть устойчивым к повреждениям, иметь энергонезависимый счетчик времени, иметь паспорт производителя и прочее);
- выбранного для сотрудничества оператора фискальных данных нужно проверить на соответствие ст. 4.5 закона 54-ФЗ;
- субъект хозяйствования должен обеспечить совместимость программного обеспечения компьютерной техники организации и ОФД;
- ИП обязан оформить квалифицированную цифровую подпись на ответственных лиц;
- договор с ОФД нужно заключить до постановки онлайн кассы на учет в ФНС;
- активация действия соглашения с ОФД происходит после полной оплаты выбранного тарифного плана.
Важно! Закон запрещает организациям, получившим статус ОФД, отказывать потенциальным клиентам в заключении договоров об обслуживании.
Как сделать оптимальный выбор?
Многообразие моделей самой ККТ и периферийного оборудования к ней способно сбить с толку даже опытных предпринимателей.
Перед тем, как выбрать онлайн кассу, придется просмотреть немало вариантов. Оценку наиболее популярных моделей можно провести на конкретных примерах.
| Параметры | Атолл 90ф | Касатка 7 | Эвотор 5i | Меркурий 119ф |
| Тип электропитания/ возможность дистанционной работы | От электросети/ от аккумулятора до 8 часов | От электросети/ от аккумулятора до 8 часов | От электросети/ от аккумулятора до 8 часов | Только от электросети |
| Подключение к сети Интернет | Wi-fi, Ethernet, 2G | GPRS, WCDMA, Ethernet, WiFi, Bluetooth, слот для Sim-карты | Wi-fi, 2G, mini-sim | USB-B, RJ-11, RJ-45 |
| Модуль для работы с ОФД | Порт micro USB | USB – 2 шт., MicroUSB – 1 шт. | Порт USB | Порт USB |
| Работа с ПК | Работает автономно, совместимость с ПК возможна | Полностью автономный, совместим с ПК и товароучетными системами | Автономный, возможна работа с ПК | Автономная работа невозможна |
| Наличие собственной операционной системы и дисплея | Монохромный ЖК-дисплей | Сенсорный дисплей, ОС Android 7.0 и выше | Сенсорный дисплей | Отсутствует |
| Скорость печати чека | До 50 мм/с | До 50 мм/с | 70 мм/с | До 150 мм/с |
| Автоматическое отрезание чека | Нет | Нет | Нет | Опционально |
| Вес | 900 грамм | 700 грамм | 400 грамм | 800 грамм |
| Возможность подключения дополнительного оборудования | Нет | Сканер штрих-кодов, весы, модуль работы ЕГАИС, POS-терминал | Сканер штрих-кодов, весы, модуль работы ЕГАИС, POS-терминал | ПК и смарт-терминал |
| Эквайринг | Только через терминал | NFC для оплаты с онлайн-кошельков | Встроенный терминал | Только через ПК |
| Стоимость без ФН/ с ФН на 36 месяцев | 8 000 руб/ 16 500 руб | 14 000 руб/ 24 500 руб | 29 500 руб/ 38 500 руб | 12 100 руб/ 22 000 руб |
В переходные 2018-2019 годы есть возможность получить налоговый вычет за приобретение и использование ККТ.
Поэтому ответ на вопрос, сколько стоит онлайн касса для ИП, зачастую звучит – бесплатно.
Другое дело, где купить онлайн кассу. В этом деле снова поможет всемирная паутина. Но в погоне за наиболее дешевым вариантом нужно помнить несколько нюансов:
- наименьшая цена часто подразумевает базовую комплектацию ККТ (без фискального накопителя и договора с ОФД);
- чем больше период службы ФН, тем дешевле каждый месяц работы;
- при одновременном подключении договора с ОФД на самообслуживание предоставляется скидка.
Услуги оператора фискальных данных
Выбор ОФД зависит от личных предпочтений и территориальной целесообразности. Всего в списках операторов не более 20 компаний и средняя стоимость их услуг находится в пределах 3000 рублей в год за один аппарат. Условия у них примерно одинаковые.
В формировании цен на услуги разных операторов возможны варианты. Например, оператор Такском предлагает пакетные услуги удобной для клиента периодичности:
- тарифную сетку от месяца обслуживания – от 350 руб;
- условия оплаты – авансом;
- доступ к Личному кабинету;
- техподдержку 24/7;
- обучение, как пользоваться онлайн кассой.
Онлайн-касса: какую выбрать? Видео:
Как зарегистрировать онлайн кассу в ИФНС?
При постановке на учет, перерегистрации и изменении любых данных о ККТ важна, прежде всего, оперативность. На проволочки законодатели времени не оставили:
- По завершении подготовительного этапа (покупка оборудования, решение проблем с совместимостью ПО, заключение договора с ОФД) пользователь должен заполнить заявление о регистрации/перерегистрации ККТ и передать его в электронном виде или на бумажном носителе.
- Не позднее суток после подачи бумаг налоговики уведомляют о присвоении аппарату уникального фискального номера.
- Спустя 24 часа этот набор цифр должен быть внесен в память фискального накопителя и сформирован отчет о том, что регистрация онлайн кассы завершена успешно.
- ИФНС должна сформировать карточку ККТ и передать ее по телекоммуникационным каналам налогоплательщику (при необходимости, ее дубликат можно получить на бумаге).
- Неправильно заполненное заявление или неполное указание необходимых данных, перечисленных в п. 2 ст. 4.2 закона 54-ФЗ, повлечет за собой отказ в постановке на учет или в признании уведомления об изменениях своевременным.
После первичной фискализации новой ККТ возможны ситуации, когда потребуется перерегистрация онлайн кассы:
- необходимость замены фискального накопителя в результате окончания срока его службы, поломки или повреждения;
- изменение оператора фискальных данных;
- смена сведений, которые обязательно должны содержаться в карточке и журнале учета в налоговой (адрес, назначение использования), кроме данных о заводском номере и ИНН владельца.
Сообщение о проводимых изменениях должно поступить в ИФНС не позднее следующего рабочего дня после их проведения. Корректировка сведений не влечет за собой смену фискального номера ККТ.
Важно! Все действия проводятся исключительно в рабочие дни, а значит, суббота и воскресенье при исчислении сроков не учитываются.
Штраф за отсутствие онлайн кассы или нарушения порядка ее использования
Предприниматели, которые впервые столкнутся с необходимостью применения ККТ, должны будут изучить закон 54-ФЗ, а также вдумчиво прочитать и запомнить положения ст. 14.5 КоАП РФ.
Именно в ней изложены все риски и последствия нарушения правил при работе с онлайн кассами.
| Вид нарушения | Максимальная мера наказания для ИП и должностных лиц | Максимальная мера наказания для организаций |
| Проведение расчетов без ККТ | До 50% от суммы операции, но не менее 10 000 руб | До 100% от суммы расчетов, но не менее 30 000 руб |
| Повторный проступок при условии, что неучтенная выручка составила 1 млн и более рублей | Приостановление работы ИП на 90 суток | В добавление к административному приостановлению деятельности, директор может получить запрет на занятие руководящих должностей |
| Использование ККТ, не содержащейся или исключенной из реестра разрешенных | Админштраф до 3 000 руб | Штраф на предприятие до 10 000 руб |
| Отказ в выдаче или направлении чека покупателю | Штраф до 2 000 руб | Штраф до 10 000 руб |
| Отказ от предоставления документов, запрашиваемых инспекторами ФНС | Штраф до 3 000 руб | Штраф до 10 000 руб |
Избежать штрафов можно, только если субъект предпринимательства добровольно заявит о нарушении и устранит их до того, как сведения об этом попадут в ИФНС.
Онлайн кассы — головная боль для малого и среднего бизнеса. Видео:
Вопросы и ответы
В переходный период возможны ситуации, которые потребуют особого алгоритма действий.
Если ИП без работников, нужна ли онлайн касса?
До 1 июля 2019 года разрешение не использовать фискализированную ККТ осталось только у предпринимателей на ПСН (кроме тех, кто попал в список из п. 2.1 ст. 2 закона 54-ФЗ) и ЕНВД, и только при условии их работы без привлечения наемного персонала.
Если бизнес потребовал помощников, то в течение 30 дней с момента подписания трудового договора необходимо приобрести кассовый аппарат, заключить договор с ОФД и поставить ККТ на учет в ИФНС.
Если в отведенный срок уложиться не удалось, возможны два варианта развития событий:
- приостановление работы с наличностью до введения кассы в эксплуатацию и, как следствие, потеря выручки за это время;
- вся выручка, наработанная за это время, будет считаться неучтенной и попадает под штрафные санкции по ст. 14.5 КоАП РФ (до 50% от суммы нарушения, но не менее 10 тысяч руб.).
Всем ли необходима онлайн касса с эквайрингом?
Российское законодательство постепенно идет по пути «обеления» экономики, и поэтому всячески старается внедрить практику безналичных расчетов в торговле и сфере услуг.
Но пока банки устанавливают грабительски высокие проценты за эквайринг, государство не настаивает на повсеместном использовании оборудования для оплаты картами.
Исходя из необязательности такой аппаратуры, получается, что ее стоимость нельзя включить в расходы на получение налогового вычета для ИП.
«Обмануть» систему можно только при покупке аппарата со встроенной системой приема банковских карт.
Когда онлайн кассы для ИП на ЕНВД станут обязательными?
1 июля истекает отсрочка для последней категории налогоплательщиков – предпринимателей на ЕНВД. Но есть и другая важная дата – 1 февраля 2021 года, когда субъекты хозяйствования будут обязаны расшифровывать все товарные позиции при покупке.
Это означает, что старые аппараты, даже модернизированные, могут использовать только те ИП, номенклатура продукции у которых не превышает 50 позиций.
Бизнес-идеи с минимальными вложениями. - здесь больше полезной информации.
На что ИП может потратить государственные 18000 рублей?
Налоговый вычет на приобретение ККТ положен только тем, кто добровольно начнет применять кассовые аппараты в переходный период 2017-2019 годов, ст. 346.51 НК РФ.
Вас заинтересует эта статья - Как открыть салон красоты с нуля и привлечь клиентов?
Нужно понимать, что государство не выдает наличные, а позволяет уменьшить налоговые обязательства в 2018-2019 годах на величину затраченных сумм:
- вычет получают те, кто поставил аппарат на учет с 1 января 2017 до 1 июля 2019 года;
- снижение налога положено за каждую купленную единицу ККТ, по 18 000 рублей за аппарат;
- вычет реализуют на основании документально подтвержденных расходов (чеки и накладные) в 2018-2019 налоговых периодах;
- в перечень затрат разрешено включить стоимость не только самого кассового аппарата, но еще и фискального накопителя, необходимого ПО, услуг подключения и модернизации уже имеющихся ККМ.
Важно! Нельзя суммировать стоимость двух и более онлайн касс. Вычет применяется на каждую единицу отдельно, то есть за аппарат стоимостью в 10 000 руб положена «скидка» в 10 000 руб, а за модель стоимостью в 25 000 рублей – 18 000 рублей.
Другими словами, общий вычет получится 28 000 руб, а не 35 000 руб.
Понравилась статья? Покажите её друзьям:
